De nombreux employés retrouvent le chemin du bureau, avec des sentiments sans aucun doute hétérogènes. Certains seront prêts à accueillir à nouveau leur environnement de bureau traditionnel à bras ouverts, le buzz et le travail en collaboration dans un environnement partagé leur ayant manqué. D’un autre côté, une partie du personnel se sera habituée à la routine flexible du travail à domicile, profitant des avantages d’un temps de trajet nul et du calme (potentiel) de leur travail isolé.
Quelle que soit la préférence de chacun, la réalité est que les directives strictes actuelles en matière de distance sociale (bien qu’elles aient récemment été réduites de deux mètres à un mètre) ont été facilement respectées pendant que nous travaillions tous à domicile, jusqu’à présent. Les organisations du monde entier planifient ou mettent déjà en œuvre un ensemble de pratiques entièrement nouveau pour orchestrer la réussite du retour de la main-d’œuvre dans des espaces de travail sûrs et sains. Certains envisageront des retours échelonnés, des horaires flexibles et un travail par roulements éventuellement étalés sur une semaine de sept jours pour respecter ces directives. En effet, la nécessité de limiter le nombre de personnes dans les espaces de bureaux et de préserver les directives de distanciation physique implique que de nombreux travailleurs devront alterner entre le bureau et la maison pendant les mois à venir.
Conscience spatiale : relever le défi de front
Parallèlement aux implications claires que les directives de distanciation sociale auront sur le nombre physique de personnes autorisées dans les bâtiments en tout temps, les organisations doivent également relever le défi d’améliorer la disponibilité de l’espace pour les employés afin de s’étendre. Veiller à ce que les employés puissent travailler en toute sécurité à une distance appropriée les uns des autres nécessitera un remaniement majeur. Les entreprises se retrouveront face à plusieurs possibilités. La première consiste à louer ou à acheter de nouveaux espaces, ce qui, dans le climat actuel, peut créer une pression trop forte sur les ressources financières, car toutes les entreprises se serrent la ceinture et le marché de l’immobilier commercial se prépare à chuter. Pour quelques entreprises, toutefois, cela peut être la meilleure solution, la plus rapide.
Autre possibilité : les gestionnaires des locaux et des sites peuvent repenser l’espace dont ils disposent déjà pour en améliorer le fonctionnement dans ce qui sera la « nouvelle normalité ». En particulier pour les entreprises qui utilisent des configurations open space standard ou des systèmes de bancs, pour accueillir leur personnel en toute sécurité, il peut être nécessaire de repenser l’espace de bureau pour éviter tout gaspillage, en évitant les meubles à classeurs vides, par exemple. Les entreprises peuvent également envisager de mettre en place des systèmes de travail et de bureau flexibles pour garantir aux employés de pouvoir rester à un mètre les uns des autres au moins, et de limiter le nombre de personnes pouvant travailler dans le bâtiment simultanément.
Les lieux partagés, comme les cantines ou les machines à café, nécessiteront également un réajustement. En plus d’éventuellement limiter l’accès aux espaces communs partagés, sauf si un équipement de nettoyage et d’EPI approprié peut être fourni à tout moment, ce peut être une bonne idée de repenser l’espace afin d’en améliorer la sécurité sanitaire. De petites tables de bar et des tabourets pour une personne, installés à une distance de deux mètres les uns des autres, peuvent constituer une option viable pour maintenir l’utilisation de ces espaces en toute sécurité.
De même, les salles de conférence et de réunion qui accueillent de grands groupes de personnes devront être évitées au risque de compromettre les règles de distanciation sociale. À la place, dans la mesure du possible, l’installation de cloisons prolongeant les divisions de l’open space ou créant des barrières physiques entre les employés contribuera à limiter le risque de transformer les espaces de bureaux en incubateurs d’infection de masse. En outre, il sera utile de faire en sorte que le personnel utilise des bureaux alternatifs qui peuvent être placés « dos à dos » pour limiter le risque inutile que courent des employés placés face à face.
Flexibilité de l’ameublement
Pour les gestionnaires des installations et des locaux, il sera essentiel de rester agile pour déterminer la configuration du mobilier et de l’équipement de leurs espaces de travail respectifs afin de respecter des protocoles de travail sûrs, mais pratiques. Le mode de travail flexible sera certainement utilisé plus souvent, car les employeurs demanderont aux employés de retourner au bureau par roulement. Afin de maintenir la distance souhaitée, les employés devront donc très probablement utiliser un environnement différent à chaque fois qu’ils décideront de travailler au bureau.
Le mobilier de bureau cinétique et mobile d’aujourd’hui permet aux entreprises d’adapter et de reconfigurer autant que nécessaire leurs espaces de bureau en tenant compte des besoins actuels. Cela permet donc aux organisations de tirer le meilleur parti de leurs espaces existants et d’accueillir le nombre approprié d’employés en toute sécurité. Des équipements tels que des bras de moniteur réglables et des convertisseurs de bureau assis-debout permettront à différents utilisateurs de travailler de manière ergonomique et productive, peu importe la pièce ou le bureau qu’ils utilisent à chaque fois. L’agilité combinée d’un bras de moniteur et d’un convertisseur de bureau assis-debout s’ajuste rapidement aux besoins des utilisateurs. Concrètement, ces équipements permettront aux organisations d’autoriser les employés à revenir en toute sécurité au bureau sans sacrifier la productivité. En outre, les postes de travail mobiles sur lesquels le personnel peut placer un ordinateur portable peuvent être déplacés dans une position convenant à l’organisation de réunions socialement distantes dans des open spaces.
Afin d’économiser de l’espace, les gestionnaires des locaux peuvent également envisager de repenser leur espace, de créer des espaces de travail supplémentaires et donc permettre un nombre maximum d’employés sur le lieu de travail en tout temps. Afin de concrétiser cela, il est envisageable d’investir dans des postes de travail muraux. Ce sont des postes de travail non électriques à hauteur réglable qui peuvent être facilement ajustés par chaque utilisateur afin d’optimiser sa façon de travailler. Les postes de travail peuvent également fournir un accès à l’alimentation électrique qui permet d’utiliser un appareil informatique, pour faire de la solution une configuration de travail complète. Lorsqu’ils ne sont pas utilisés, les postes de travail muraux peuvent également être repliés pour un environnement propre et bien rangé. Cela permet aux gestionnaires des bureaux d’optimiser le moindre centimètre d’espace, car le poste de travail n’occupe pas un espace précieux lorsqu’il n’est pas utilisé, ni même d’ailleurs quand il l’est.
Autre avantage, ces meubles offrent aux employés la flexibilité nécessaire pour optimiser leur environnement de travail immédiat en fonction de leur physique ou de leurs missions spécifiques. Les employés peuvent s’assurer que les bureaux, les sièges et les postes de travail sont toujours confortables et à l’ergonomie adaptée à leur taille ou à leurs besoins de productivité.
Rester proche en étant loin
Il est extrêmement important que, en ces temps difficiles et face à un avenir incertain, les employeurs consacrent du temps et des efforts à la protection de leur personnel. Les employés sont le cœur et l’âme de toute organisation, ils devront donc sentir que leurs dirigeants gardent leur sécurité et leur bien-être à l’esprit. Il peut également être intéressant pour les entreprises de sonder les employés pour connaître leurs réactions aux mesures mises en place. Donner aux employés la possibilité d’exprimer leur avis leur permet de contribuer à façonner le nouvel environnement de travail en fonction de leurs besoins ainsi que ceux de l’ensemble de l’entreprise.
Alors que de nombreuses organisations se demandent si les mesures de distanciation sociale seront désormais une constante dans l’avenir proche, il sera impératif pour les gestionnaires des locaux de tirer le meilleur parti de l’espace disponible. Investir dans les procédures et l’équipement appropriés pour rendre l’environnement de travail aussi sûr et productif que possible est capital en ce moment pour augmenter la productivité et assurer la sécurité des employés.
Kleopatra Kivrakidou, Responsable du marketing du réseau de distribution EMEA chez Ergotron
