S’il ne fallait retenir qu’une seule chose du succès de Marie Kondo, c’est que l’organisation est essentielle pour gagner en efficacité, mais également pour s’épanouir. Un principe qui se révèle aussi bien applicable aux particuliers qu’aux entreprises, noyées sous des quantités de documents numériques à l’heure du content marketing et des réseaux sociaux.
Gérer les ressources digitales à l’heure du mass content est un défi quotidien pour les entreprises qui créent du contenu en permanence. Organiser l’ensemble de ces ressources devient très vite indispensable… mais peut s’avérer être un casse-tête. Si la méthode KonMari a fait ses preuves chez les particuliers, les entreprises peuvent également en tirer quelques leçons. Il ne s’agira pas, pour celles-ci, de jeter les fichiers qui n’apportent pas de joie, mais d’apprendre à rendre l’ensemble de ces ressources facilement accessibles à ceux qui en ont besoin. Plus que l’accumulation des documents, c’est en effet la difficulté à y accéder qui génère tensions et crispations au sein des entreprises.
La mise en œuvre de solutions intelligentes
Pour s’organiser, les entreprises peuvent avoir recours à des solutions de gestion des ressources numériques. Ce ne sont pas de simples structures de fichiers améliorées que l’on peut mettre en place soi-même : ces logiciels, reposant sur des algorithmes, permettent d’identifier les ressources où qu’elles se trouvent, de les centraliser et de leur attribuer automatiquement des mots-clés intelligents « universels », c’est-à-dire qui ne correspondent pas à une logique personnelle mais à un bon sens général, afin de faciliter la recherche des fichiers.
Ce type de fonctionnalités, au même titre que les métadonnées qui regroupent les mots-clés mais également le nom des fichiers, la structure des dossiers ou la géolocalisation de la création de la ressource, permettent aux entreprises de gagner en temps et en productivité, notamment en facilitant le travail en équipe, mais également de faire des économies liées à la réduction de l’espace de stockage grâce à des formats qui écrasent les ressources sans perdre en qualité.
Comment bien organiser ses ressources digitales ?
L’organisation ne doit pas être envisagée comme un événement ponctuel. Il s’agit d’un processus qui s’inscrit dans le temps et qui doit répondre à trois exigences : une solution, une stratégie et du soutien. Ces étapes garantissent le succès d’un programme d’organisation.
1 – Dans un premier temps, il est primordial de réfléchir à ce que l’organisation peut apporter à l’entreprise. Quel est le but recherché ? La solution doit découler de ce besoin, et doit être satisfaisante pour le plus grand nombre.
2 – Une fois la solution mise en place, il faut passer à la stratégie : cette seconde étape permet de veiller à ce que les solutions préconisées soient réellement utilisées, notamment en répondant à des questions sur la façon de l’utiliser, de la déployer, qui former à son utilisation au sein de l’entreprise ou comment l’intégrer aux process des équipes.
3 – Enfin, la question du soutien à apporter ne doit pas être négligée. En effet, elle est indispensable pour garantir l’adhésion des utilisateurs à la solution choisie, et ainsi faire perdurer le bon fonctionnement du système.
L’organisation des ressources est essentielle dans une entreprise. Cas clients, articles de blog, interviews ou encore images dans trois ou quatre tailles différentes pour couvrir l’ensemble des besoins : l’accumulation des contenus créés par tous les services peut très vite devenir un cauchemar et enrayer la productivité – et la bonne humeur – des équipes.
Avoir recours à une solution de gestion des ressources digitales devient ainsi de plus en plus indispensable pour gagner du temps, de l’efficacité et, par extension, ne pas perdre d’argent.
Jean-Michel Laurent
